5 E-Mail-Ordner im Posteingang genügen

Welche emotionale Reaktion löst der Begriff E-Mail-Ordner bei Ihnen aus? Sind Sie relaxed oder sagen Sie "Furchtbar. Chaos, Unübersichtlich".

  1. Zählen Sie täglich Ihre Anzahl an E-Mails in Ihrem Posteingang?

  2. Verwenden Sie das E-Mail--Programm auch als Ablagesystem?

  3. In wie vielen Ordnern suchen Sie meist, bis Sie eine bestimmte Nachricht gefunden haben?

Produktivitätsverlust durch Überorganisiertheit

Der effektive Umgang mit E-Mail hängt einzig und alleine von der Methode ab, die Sie anwenden.


Kennen Sie das? Was mache ich mit einem E-Mail, das zu zwei Tochtergesellschaften und einem Projekt gehört? Was mache ich mit den zig-E-Mails, welche zu einer einzigen E-Mailkorrespondenz gehören?


Ich sage: "5 E-Mail-Ordner genügen. Das ist hilfreich und bringt Sie in Ihrer Produktivität voran".


5 E-Mail-Ordner — Weniger ist mehr

  1. Antworten: E-Mails, die meine Reaktion via E-Mail benötigen, werden hierin abgelegt. Und zwar ausschließlich solche zu beantwortenden E-Mails, bei denen ich direkt zu schreiben anfangen kann. Wenn ich vorher noch eine Recherche durchführen muss, erstelle ich daraus eine Aufgabe.

  2. Lesen offline: E-Mails, auf die ich nichts tun muss, die ich nur lesen möchte oder soll, kommen in den Ordner Lesen offline. Alles Lesbare ist in der E-Mail selbst oder Anhängen enthalten, ich brauche keinen Internetzugang. Dieser Ordner kann auch mal ein paar Tage unbearbeitet bleiben. Muss ich E-Mails bis zu einem bestimmten Datum gelesen haben, erstelle ich eine Erinnerung.

  3. Lesen online: Dieser Ordner hat das gleiche Prinzip wie der Ordner Lesen offline, nur dass E-Mail hier Hyperlinks zu etwas zu Lesendem beinhalten.Die Unterscheidung ist mir wichtig, weil ich beruflich durch schwankende Internetperformance meines Internetanbieters zeitweise "offline" bin.Diese Ordner brauche ich dann gar nicht ansehen.. Oder ich lade die verlinkten Dokumente herunter und verschiebe die Mail in einen anderen Ordner.

  4. Warten: Hier hinein kommen alle Nachrichten, bei denen ich auf eine Antwort eines anderen angewiesen bin. In Warten kommt wirklich nur das, wo ich eine Antwort brauche. Diesen Ordner verwende ich selten.

  5. Referenz: Alle E-Mails, die keine Aktion erfordern, die ich aber aufheben möchte, kommen in den Referenz-Ordner. Das sind bei mir 10‒30% der an einem Tag erhaltenen Nachrichten, alles andere kommt in den Papierkorb. Der Referenz-Ordner hat keine Unterstruktur. Keine Projekte, keine Teams. Nichts.

Damit muss ich nicht mehr lange überlegen, wo eine E-Mail hinkommt. Ich selbst wende dieses Ordnungssystem an und genieße einen stets leeren Posteingangsordner zu haben und damit meine Produktivität effizient zu halten.









95 Ansichten0 Kommentare

Aktuelle Beiträge

Alle ansehen